Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : le 28.11.2018

1. Préambule et champs d’application
Nous vous invitons à lire avec attention le présent document (ci-après, la « Politique de protection des données personnelles »). Pour toute question concernant ce document et, d’une manière générale, sur la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel par le portail Civils de la Défense, veuillez contacter le ministère des armées via l’adresse e-mail suivante :

drh-md-srhc-civilsdeladefense.resp-aff-juridique.fct@intradef.gouv.fr

Le portail Civils de la Défense applique une politique extrêmement stricte pour garantir la protection des données personnelles des utilisateurs (ci-après « Utilisateur »). Chaque Utilisateur reste maître de ses données. Le portail Civils de la Défense n’en dispose pas librement. Ces données sont traitées de manière licite, loyale et transparente.
Le portail Civils de la Défense est engagé dans une démarche continue de protection des données de l’Utilisateur, en conformité avec la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée (ci-après « LIL ») et le Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).

La Politique de protection des données personnelles fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation et des Mentions légales du Site.

2. Objet
Le portail Civils de la Défense souhaite informer l’Utilisateur par la présente politique de la manière dont le site (ci-après le « Site ») traite et protège ses données à caractère personnel.
La Politique de protection des données personnelles définit les règles applicables à la collecte et au traitement des données à caractère personnel de l’Utilisateur lors de sa navigation sur le Site https://civilsdeladefense.fabnum.fr/ et de son utilisation du portail Civils de la Défense.

Le Site Civils de la Défense est libre de modifier, à tout moment, la présente Politique de protection des données personnelles, afin notamment de prendre en compte toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. La version qui prévaut est celle qui est accessible en ligne à l’adresse suivante : https://civilsdeladefense.fabnum.fr/cgu. L’Utilisateur est expressément informé que l’unique version de la Politique de protection des données personnelles qui fait foi est celle qui se trouve en ligne sur le Site et sera tenu informé de toutes modifications.

2. Identité et coordonnées du responsable de traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est la Direction des Ressources Humaines du Ministère de la Défense (DRH-MD) du ministère des armées. Toute correspondance à son attention doit être adressée
• Par courriel à l’adresse e-mail suivante :
drh-md-srhc-civilsdeladefense.resp-aff-juridique.fct@intradef.gouv.fr
• Par courrier postal à l’adresse suivante : Direction des ressources humaines du ministère de la Défense, Service des ressources humaines civiles. 16 bis avenue Prieur de la Côte d’Or CS40300 94114 Arcueil Cedex
Tel que défini par l’article 4 du RGPD, le responsable de traitement prend les mesures nécessaires pour assurer la protection et la confidentialité des informations nominatives qu’il détient ou qu’il traite dans le respect des dispositions réglementaires et législatives françaises et européennes relatives à la protection des données personnelles.
Pour plus d’informations concernant les services proposés par le portail Civils de la Défense, vous pouvez vous référer aux Conditions Générales d’Utilisation [lien hypertexte].

3. Fondement juridique des traitements
Dans le cadre de la mise en œuvre du Site, votre consentement est requis afin de recueillir les données personnelles de l’Utilisateur. En cochant en ligne la case : « En soumettant ce formulaire, j'accepte que les informations saisies sur le Site Civils de la Défense soient exploitées pour l'instruction de ma candidature par le ministère des armées. Les informations personnelles portées sur ce formulaire et celles communiquées aux étapes ultérieures du processus de recrutement sont enregistrées dans un fichier informatisé administré par le ministère des armées conformément à la déclaration de confidentialité du portail Civils de la Défense, dont j'ai pris connaissance ».
4. Finalités du traitement
L’usage du portail Civils de la Défense, implique que l’Utilisateur communique certaines données personnelles. Celles-ci sont principalement traitées pour permettre  :
• La création et la gestion de comptes candidats
• La gestion et le suivi du traitement de candidatures à destination des recruteurs ministériels
• La communication des services du ministère des armées avec l’Utilisateur
A titre subsidiaire, les données de l’Utilisateur sont également collectées pour :
• Améliorer et faciliter la navigation sur le Site
• Effectuer des statistiques et analyses d’audience
• Diagnostiquer les problèmes du serveur et améliorer la gestion du Site
• Résoudre tout litige éventuel ou régler tout problème dans le cadre de l’utilisation du portail Civils de la Défense
• Effectuer des statistiques et analyses d’audience et procéder à un reporting interne
• Mener des enquêtes de satisfaction facultatives sur les services du portail Civils de la Défense

6. Les données à caractère personnel
a) Origine des données à caractère personnel
• Données communiquées par l’Utilisateur 
Toutes les données concernant l’Utilisateur sont collectées directement auprès de ce dernier.
• Cookies
Le portail Civils de la Défense utilise un seul cookie. Ce cookie permet à l’Utilisateur de s’authentifier sur le Site.
Un « cookie » (ou « traceur ») est un témoin de connexion qui désigne un fichier texte susceptible d'être enregistré dans un espace dédié du disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, ou smartphone), à l'occasion de la consultation d'un service accessible en ligne. Un cookie permet à son émetteur d'identifier le terminal dans lequel il est enregistré, pendant la durée de validité ou d'enregistrement du cookie.

Lors de ses visites sur le portail Civils de la Défense, des informations relatives à la navigation de l’Utilisateur sont susceptibles d'être enregistrées dans des fichiers "Cookies" installés sur son terminal, sous réserve des choix qu’il a exprimés concernant les cookies et qu’il peut modifier à tout moment. Ces cookies permettent une navigation personnalisée de l’Utilisateur et sont également utilisés à des fins statistiques. L’Utilisateur est averti de l’existence des cookies et de leur(s) finalité(s) dès sa connexion au portail Civils de la Défense, par la présence d’un bandeau d’information placé en page d’accueil : « En poursuivant ma navigation sur ce site, j'accepte les conditions générales d'utilisation du site Civils de la Défense et notamment que des cookies soient utilisés afin de suivre votre identification, d'améliorer votre expérience utilisateur ou afin de réaliser des statistiques d'audience ».

Le dépôt et la lecture des cookies sur le terminal de l’Utilisateur nécessitent son consentement préalable, en cliquant sur « J’accepte ». Il peut toutefois configurer son navigateur pour refuser les cookies ou personnaliser les paramètres des cookies en cliquant sur le lien « En savoir plus ». Si vous acceptez l’utilisation de cookies, votre accord aura une durée de validité ne pouvant être supérieure à 13 mois ( relance distincte de l’activité du compte à programmer?). Il sera alors nécessaire de renouveler votre accord à l’expiration de cette durée.

En cas de refus des cookies, ou si l’Utilisateur supprime ceux qui sont enregistrés sur son terminal, ce dernier ne pourra plus bénéficier d'un certain nombre de fonctionnalités, nécessaires pour naviguer sur le Site (Vérifier). Le cas échéant, le Site décline toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé de ses services résultant de l'impossibilité d'enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à son fonctionnement et que l’Utilisateur aurait refusés ou supprimés.

• Logs
Lors de sa navigation sur le Site, les données de connexion de l’Utilisateur sont enregistrées, en vue de faciliter sa navigation, diagnostiquer les problèmes de serveur, prévenir et lutter contre la fraude informatique (spamming, hacking…) et améliorer la gestion du Site.

Celles-ci seront conservées pour une durée ne pouvant être supérieure à 13 mois à compter de leur enregistrement et ne sont visibles que des agents chargés de l’administration du Site.

b) Types de données à caractère personnel traitées
Le portail Civils de la Défense est susceptible de traiter, pour atteindre les finalités du traitement, tout ou partie des données ci-dessous.

• Identité, état-civil, données d’identification : nom et prénom(s) (et nom de naissance), date de naissance, civilité, ville et pays de naissance et de résidence, numéro d'identification national unique (sécurité sociale) adresse postale, numéro(s) de téléphone fixe et/ou mobile personnel(s), adresse(s) email personnelle(s), photo
• Vie personnelle : situation familiale
• Vie professionnelle : poste occupé, niveau d’étude, expérience(s), présence professionnelle sur internet (site internet ou Linkedin)
• Informations d’ordre économique et financier : relevé d’identité bancaire, bulletins de salaire et assimilés
• Données médico-administratives : certificat d’aptitude

c) Collecte des données à caractère personnel

Le portail Civils de la Défense peut demander à l’Utilisateur de fournir des données personnelles lorsqu’il s’agit de :
• Postuler à une/ des offres d’emplois (formulaire de candidature) en s’inscrivant et en créant un compte
• Constituer le dossier administratif et paie (téléchargement de documents)
• Communiquer avec les recruteurs ministériels

d) Durée de conservation des données personnelles de l’Utilisateur

Le portail Civils de la Défense s’engage à conserver les données personnelles de l’Utilisateur uniquement pendant la durée strictement nécessaire au(x) traitement(s) déclaré(s) selon les finalités précitées, et en toute hypothèse dans les limites imposées par la loi. Aussi, selon le type de données personnelles, la durée de conservation ne pourra dépasser 12 mois sauf nouvelle connexion de l’Utilisateur qui proroge ce délai.

Le portail Civils de la Défense s’engage à effacer les données personnelles de l’Utilisateur des bases de données du Site à l’issue de la durée mentionnée. En cas de recrutement, les données personnelles fournies basculeront dans le système d’information des ressources humaines (SIRH) du ministère des armées et seront conservées dans les conditions applicables à la mise en œuvre de ce traitement.

Toutefois, le ministère des armées peut conserver certaines informations pour une période supérieure à la période de conservation évoquée supra afin de satisfaire aux obligations légales. Néanmoins, les données de l’Utilisateur seront désactivées et ne seront plus accessibles en ligne.

b) Destinataires des données

Les destinataires des données de l’Utilisateur sont :
• le personnel habilité des services RH, informatiques et de cybersécurité du ministère des armées ;
• le personnel habilité du ministère, tenu au respect des règles applicables en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

7. Sécurité des données personnelles
Le portail Civils de la Défense met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité et la conformité des traitements de données à caractère personnel, ainsi que la confidentialité de ces données.

À ce titre, le portail Civils de la Défense prend toutes les précautions utiles (procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement des données), au regard de la nature des données et des risques présentés par le Site, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.

5. Droits des utilisateurs
Conformément à la réglementation européenne en vigueur, l’Utilisateur du portail Civils de la Défense dispose des droits suivants :
• droit d'accès (art. 15 RGPD) et de rectification (art. 16 RGPD), de mise à jour et de complétude des données de l’Utilisateur ;
• droit d’effacement des données de l’Utilisateur (art. 17 du RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, expirées ; dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite ou lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
• droit à la limitation du traitement des données de l’Utilisateur (art. 18 RGPD) ;
• droit à la portabilité des données que l’Utilisateur aura fournies, lorsque ces données font l’objet de traitements automatisés fondés sur son consentement (art. 20 RGPD).

Si l’Utilisateur souhaite savoir comment le portail Civils de la Défense utilise ses données personnelles, s’il demande à les rectifier ou supprimer, il peut contacter la Direction des Ressources Humaines du Ministère de la Défense (DRH-MD)
• Par courriel à l’adresse e-mail suivante :
drh-md-srhc-civilsdeladefense.resp-aff-juridique.fct@intradef.gouv.fr
• Par courrier postal à l’adresse suivante : Direction des ressources humaines du ministère de la Défense, Service des ressources humaines civiles. 16 bis avenue Prieur de la Côte d’Or CS40300 94114 Arcueil Cedex

Dans ce cas, l’Utilisateur doit préciser quelles sont les données concernées et justifier son identité (fournir une copie d’une pièce d’identité).
Par ailleurs, dès que le portail Civils de la Défense a connaissance du décès d’un Utilisateur, le Site s’engage à détruire ses données, sauf si leur conservation s’avère nécessaire afin de répondre à une obligation légale.

• Candidatures
Le Site s’adresse à des personnes physiques, majeures et capables de contracter des obligations conformément à la législation française en vigueur.
Les recrutements assurés par Civils de la Défense sont des emplois d’agents contractuels jouissant de leurs droits civiques et donc non accessibles aux mineurs.
L’Utilisateur peut utiliser le Site pour le compte de tiers sur lesquels il est reconnu tuteur ou curateur conformément à la législation française en vigueur.

• Site tiers
Le portail Civils de la Défense peut intégrer des liens hypertextes renvoyant vers des sites internet édités par des tiers (ci-après les « Sites Tiers ») sur lesquels le portail Civils de la Défense n'exerce aucune sorte de contrôle. Le portail Civils de la Défense n'assume aucune responsabilité quant au contenu des Sites Tiers ou au contenu vers lequel les Sites Tiers peuvent renvoyer.
La présence de liens hypertextes vers des Sites Tiers ne saurait signifier que le portail Civils de la Défense approuve de quelque façon que ce soit les contenus des Sites Tiers. Le Site n'est responsable d'aucune modification ou mise à jour concernant les Sites Tiers. Il n'est pas responsable de la transmission d'informations à partir des Sites Tiers, ni du mauvais fonctionnement de ceux-ci.

9. Réclamation(s) auprès de la CNIL
L’Utilisateur a la possibilité de déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) à l’adresse suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

6. Nous contacter
Si l’Utilisateur a des questions ou des réclamations concernant le respect par le portail Civils de la Défense de la présente Politique, ou si l’Utilisateur souhaite faire part de recommandations ou des commentaires visant à améliorer la qualité de la présente Politique, l’Utilisateur peut contacter La Direction des Ressources Humaines du Ministère de la Défense (DRH-MD), par écrit à l’adresse e-mail suivante :

drh-md-srhc-civilsdeladefense.resp-aff-juridique.fct@intradef.gouv.fr